PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN MIR-P01 - Miregister

PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN MIR-P01

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene el propósito de asegurar que el proceso de comercialización se desarrolle de manera óptima para brindar una adecuada atención y seguimiento a toda la organización que establezca contacto y solicite información a MIR, sobre el proceso de certificación de sistemas de gestión de calidad, gestión ambiental y gestión de seguridad y salud ocupacional & sistemas de gestión de la calidad para dispositivos médicos.
Establece el presente documento las reglas y metodología a seguir desde el contacto inicial con el cliente hasta conseguir la contratación del servicio solicitado.

2. ALCANCE.

Gerente de Operaciones
Gerente de Comercialización
Coordinador de logística de auditorías y competencia

3. RESPONSABILIDADES.

El Gerente de comercialización es responsable de promocionar los servicios de MIR, así como la atención y seguimiento a los clientes potenciales hasta su contratación, comunicar al Coordinador de Logística de auditorías y competencia, las fechas pactadas para la prestación de servicio y resguardar los registros que surgen de las contrataciones de los servicios.

4. PROCEDIMIENTO.

4.1 Generalidades.
Todas las actividades que se lleven a cabo con la finalidad de promocionar y conseguir la contratación de los servicios de certificación de MIR son consideradas actividades comerciales.
La principal regla que debe seguir el Gerente de comercialización en actividades comerciales en nombre de MIR es brindar una atención cordial, oportuna, profesional y personalizada a cualquier persona u organización con la que se tenga contacto y cumplir en tiempo y forma con los acuerdos generados.

4.2 Contacto inicial
Cuando se establezca contacto con alguna organización (cliente), El gerente de Comercialización, le proporcionará la información necesaria de los servicios de Auditoria que presta MIR, y de ser necesario se propondrá una visita con el prospecto siempre y cuando se encuentre dentro de su alcance o bien una atención telefónica.

Cuando una organización prospecto solicite información del servicio de certificación el gerente de comercialización   enviara el Cuestionario Inicial MIR-P01-F04, el cual tiene como propósito principal recabar información del cliente, como puede ser alcance, procesos a certificar, número de empleados, dirección, nivel de integración del SGI, etc.

Posteriormente el gerente de comercialización captura la información de la empresa en el reporte de seguimientos., para su respectivo seguimiento y cierre.

4.3 Revisión del cuestionario inicial

Una vez que se recibe el Cuestionario Inicial, el gerente de comercialización revisa y aclara de ser necesario con el cliente la información del cuestionario inicial MIR-P01-F04

En caso de ser necesario, el Gerente de Operación revisara en conjunto con el gerente de comercialización la información del cuestionario inicial MIR-P01-F04, así mismo de ser necesario o por carencia de información en el cuestionario inicial, podrán solicitar al cliente información complementaria.

4.4 Formato de Viabilidad

Una vez recibido y revisado el cuestionario inicial el gerente de comercialización realiza el análisis de la viabilidad en el formato MIR-P01-F06, para determinar si el organismo tiene la capacidad y el alcance para ofrecerle el servicio requerido, en base a los requisitos de certificación. Una vez llenado el formato de viabilidad, éste es revisado y aprobado por el Gerente de Operaciones quien podrá solicitar las correcciones pertinentes.

4.5 Propuesta comercial.

Con la información proporcionada por la organización (cliente) y el formato de viabilidad, el gerente de comercialización emite la propuesta comercial MIR-P01-F02 tomando en cuenta los lineamientos descritos en el procedimiento MIR-P03., así como el anexo A

Para el caso de transferencia, la primera vigilancia se deberá efectuar a los 6 meses a partir de la fecha en que se realizó la auditoría de etapa 2 o de la auditoria en la que se desarrolle la transferencia (ejemplo: recertificación, seguimientos); posteriormente se efectuará la segunda y tercera vigilancia de forma anual a partir de la fecha en que se efectuó la auditoría de etapa 2 o de la auditoria en la que se desarrolle la transferencia.

Ejemplo:

Una vez que el ciclo de certificación bajo el cual se desarrolló la transferencia de la certificación termine, las vigilancias se efectuarán de manera anual o a solicitud del cliente de manera semestral, semestral-anual, anual, consulte Cuestionario inicial MIR-P01-F04.

Para consultar los datos que incluye la propuesta comercial Ver MIR-P01-F02

Las propuestas comerciales podrán generarse en dólares americanos y/o en moneda nacional considerando el tipo de cambio oficial al momento de su elaboración.

Nota: Se consideran los costos de mercado por día auditor (MAN-DAY) Así como la negociación que se efectué con el cliente dependiendo de las circunstancias.

Una vez elaborada la propuesta comercial pasa a revisión de Gerencia, ver formato de aprobación MIR-P01-F07 una vez aprobada El gerente de comercialización procederá a su envío (por medio de la comunicación que considere pertinente correo electrónico, entrega física, etc.) junto con la carta de Proceso de Certificación MIR-P01-F03, para formalizar la contratación de MIR a través de la firma de la propuesta comercial del servicio (MIR aceptará el envío por medio electrónico o físico  del documento firmado para iniciar con la prestación del servicio).

El gerente de comercialización envía la Propuesta Comercial MIR-P01-F02 firmada por el cliente al Coordinador de Logística de Auditorias y competencia para que prepare y contemple todos los recursos necesarios para la prestación del servicio.

Todas las actividades, negociaciones y/o acuerdos que se generen durante el seguimiento de una propuesta comercial deberán registrarse en el Reporte de seguimientos en la sección “Comentarios” dentro del mismo formato.

Cuando sea necesario replantear la propuesta comercial por cambios en los datos de la organización, del sistema y/o del servicio solicitado se revisa y adecua la propuesta comercial.

4.6 Contratación de servicios de certificación

Se da por aceptada la propuesta comercial cuando el prospecto hace llegar el formato MIR-P01-F02 firmado por el representante de la Dirección/ o Persona Asignada; misma que es archivada en el expediente del cliente.

Cuando sea necesaria la modificación a una cotización comercial previamente aprobada, el gerente de comercialización debe recibir la solicitud de la organización cliente y evaluarla para determinar si procede o no, en caso de ser procedente se deberá realizar una nueva propuesta para su posterior aprobación por el cliente y seguir lo indicado en el presente procedimiento.

El Coordinador de Logística de Auditorias y competencia pacta con el Representante de la Dirección/persona asignada de la organización solicitante, las fechas para la prestación del servicio para que iniciar con la programación de la auditoria, (ver procedimiento MIR-P02 programación de auditorías), así mismo le dará seguimiento a las auditorias de vigilancia.

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