PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN MIR-P01 - Miregister

PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN MIR-P01

PROCESO DE COMERCIALIZACION MIR-P01

OBJETIVO DE CERTIFICACIÓN

Este procedimiento tiene el propósito de asegurar que el proceso de comercialización se desarrolle de manera óptima para brindar una adecuada atención y seguimiento a toda la organización que establezca contacto y solicite información a MIR.

ALCANCE

Promocionar los servicios de MIR así como la atención y seguimiento a los clientes  hasta su contratación.

PROCESO

Cuando alguno de los clientes, tiene la intención de iniciar el proceso de certificación de su sistema de Gestión, proporciona sus datos al área de comercialización de Management And International Register S.C, quienes a su vez se contactan con el cliente para explicarles el proceso de certificación de manera detallada, y aclarar las dudas al respecto, para lo cual le solicitara el Cuestionario Inicial de certificación, con la finalidad de determinar la viabilidad de la certificación y elaborar la propuesta correspondiente

Una vez que Management And International Register S.C  es seleccionado por su Organización y/o institución para realizar el proceso de certificación, deberá enviar la Propuesta Comercial de  Certificación  firmada, por el representante de la dirección, en común acuerdo por ambas partes, en la propuesta comercial se especifican, los términos y condiciones en los cuales se basa el presente contrato.

El tiempo asignado para la ejecución de los eventos de auditoria es calculado en base a tablas internacionales aprobadas por la IAF (International Accreditation Forum), considerando principalmente tamaño de la organización, número de empleados, alcance de certificación y estándar aplicable, grado de riesgo, ect.

La finalidad de la carta de certificación es explicarle al cliente todos los requisitos del proceso de certificación para la norma que desea certificar

PROCESO DE CERTIFICACIÓN ISO 9001:2015 y/o NMX-R-026-SCFI-2016

PROPUESTA Y ACEPTACIÓN:

  • El cliente debe suministrar a MIR, mediante la presentación de un cuestionario inicial (MIR-P01-F04) toda la información necesaria, por ej. alcance técnico y geográfico del Sistema de Gestión que desea certificar, procesos, número de empleados, turnos de trabajo, localidades, requerimientos excluidos, etc. Para que MIR lleve a cabo las siguientes etapas de preparación.
  • En base a la información suministrada por el cliente, MIR analiza mediante su formato de viabilidad la propuesta comercial y decide si es viable brindar el proceso o no.
  • En caso de no ser viable, MIR le informa al cliente que no puede continuar con el proceso de certificación de la empresa solicitante.
  • Cuando MIR decide que el proceso es viable porque se cuenta con todo lo necesario para la realización de la certificación, MIR procede a la elaboración de la propuesta comercial, utilizando cómo lineamientos las Guía IAF-MD5 o IAF-MD1 (según corresponda) que rigen a los cuerpos de certificación de sistemas de gestión de calidad.
  • Una vez entregada la propuesta comercial y los archivos anexos, el cliente debe hacer llegar la propuesta comercial con la firma correspondiente

PRE-REQUISITOS

  • El Sistema de Gestión de Calidad del cliente debe estar documentado e implementado
  • El proceso de auditorías internas del cliente debe estar completamente implementado y demostrar efectividad.
  • La gestión de acciones correctivas y preventivas debe demostrar efectividad
  • La organización debe haber evaluado su cumplimiento con los requisitos reglamentarios.
  • La organización debe haber realizado por lo menos una revisión gerencial del Sistema de Gestión de Calidad

PRE-AUDITORIA (Opcional, independiente al proceso de certificación)

El propósito de la pre-auditoria es evaluar el grado de cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad con los requerimientos del estándar ISO 9001:2015 y/o NMX-R-026-SCFI-2016 de forma que el cliente pueda determinar si está preparado para recibir las auditorias con validez de certificación. Al finalizar, el equipo auditor entrega al cliente un reporte con todos los hallazgos de auditoría.

AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN

La auditoría de certificación será realizada en dos etapas:

  • Etapa 1:

La auditoría de certificación Etapa 1 consiste principalmente en una revisión documental del sistema de gestión de calidad de la organización para la planeación de la Etapa 2.  La Etapa 1 podrá ser realizada en sitio, en las instalaciones del cliente o podrá ser efectuada en gabinete (Remotamente) siempre y cuando MIR en base al análisis así lo decida. Al final de la auditoría, el equipo auditor entrega un reporte con todos los hallazgos clasificados como temas de preocupación los cuales por recomendación, deberán ser atendidos por el cliente para evitar estos se puedan convertir en no conformidades en la posterior etapa 2.

Los objetivos principales de la Etapa 1 son:

  • Revisar la información documentada del Sistema de gestión del cliente
  • Evaluar las condiciones específicas del sitio del cliente e intercambiar información con el personal del cliente con el fin de determinar el estado de preparación para la auditoria de la etapa 2
  • Revisar el estado del cliente y su grado de comprensión de los requisitos de la norma, en particular en lo que concierne a la identificación de desempeños clave o aspectos, procesos, objetivos y funcionamiento significativos del sistema de gestión.
  • Recopilar la información necesaria correspondiente al alcance del Sistema de Gestión que incluye:
  • Las ubicaciones del cliente
  • Los procesos y equipos empleados
  • Los niveles de controles establecidos (Particularmente en clientes multisitios)
  • Los requisitos legales y reglamentarios aplicables
  • Revisar la asignación de recursos para la etapa 2
  • Proporcionar un enfoque para la planificación de la etapa, mediante la comprensión suficiente del sistema de gestión del cliente y de las operaciones del sitio en el contexto de la norma de sistema de gestión u otros documentos normativos
  • Evaluar si las auditoria internas y la revisión por la dirección se planifican y realizan, y si el nivel de implementación del sistema de gestión confirma que la organización está preparada para la etapa 2
  • Etapa 2:

La auditoría de etapa 2 busca evaluar el cumplimiento e implementación del Sistema de Gestión de Calidad bajo los requerimientos de la norma(s) a auditar y demás regulaciones aplicables. La Etapa 2 es realizada en las instalaciones del cliente. Al final de la auditoria se realiza una reunión de cierre, donde el equipo auditor entrega a la organización el reporte de auditoría, presenta las no conformidades encontradas, así como la decisión de recomendar o posponer la recomendación a la certificación, en función del cumplimiento observado durante la ejecución del evento.

Los objetivos principales de la Etapa 2 son:

  • Determinar la conformidad del SG del cliente, o de partes del sistema, con los criterios de auditoria.
  • Determinar la capacidad del SG para asegurar que la organización cumpla con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
  • Determinar la eficacia del SG, para asegurar que el cliente puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.
  • Identificar las áreas de mejora potencial del cliente (en caso de aplicar)
  • Evaluar el grado de implementación del sistema conforme a la norma de referencia.
  • Verificar la realización de actividades de seguimiento, medición, informe y revisión con relación a los objetivos y metas de desempeño claves.
  • Verificar que el cliente cuente con el control operacional de sus procesos
  • Verificar la responsabilidad de la dirección en relación a las políticas internas
  • Revisar la competencia del personal, las operaciones, procedimientos, datos de desempeño y hallazgos y conclusiones de auditorías internas previas.

CIERRE DE NO CONFORMIDADES (En caso de aplicar)

En caso de que el Auditor detecte no conformidades, la empresa contara con un plazo de 90 días naturales para el cierre de las mismas  Auditoria Etapa 2, el cliente deberá enviar a MIR las acciones correctivas por cada no conformidad detectada, siendo opcional la atención a oportunidades de mejora u otros hallazgos.*

El auditado proporcionará al auditor líder la(s) evidencia(s) correspondiente(s) para que evalúe la eficacia de las acciones correctivas; Si dichas acción(es) correctiva(s) son adecuada(s), se procederá al cierre de la(s) no conformidad(es); en caso contrario, se le indicarán al responsable auditado aquellas que no sean adecuadas, por lo que  deberá  proponer  otras  y  una  nueva  fecha  compromiso que  no  deberá  exceder  a  15  días naturales a partir de la fecha límite establecida originalmente (Esto, en caso de haber agotado ya, los 30 días mencionados anteriormente).

*Es importante que el cliente tome en cuenta, que algunos de los hallazgos pueden ser posibles NC’S en las etapas siguientes.

DECISIÓN DE LA CERTIFICACIÓN

Una  vez cerradas las no conformidades MIR:

  • Envía el paquete de certificación a la Comisión de Certificación, quien toma una decisión sobre la misma en base a la evidencia de cumplimiento presentada y a la recomendación del equipo auditor.

Nota: En caso de ser aprobado por la comisión, el certificado es emitido por un periodo de 3 años, En caso de ser negativo el resultado de la comisión, MIR, emitirá un aviso en el cual, se justifique el motivo de la negación.

AUDITORIAS DE VIGILANCIA Y SEGUIMIENTO:

Las auditorias de vigilancia buscan evaluar que el SGC se mantiene en cumplimiento con los requisitos de la norma(s) a auditar y demás regulaciones aplicables. Las mismas serán realizadas en intervalos anuales o semestrales, siendo obligatoria la primera vigilancia, máximo a los 12 meses contados a partir de la fecha de la auditoria etapa 2. Durante la vigilancia se verifica que las Acciones correctivas de la auditoria anterior han sido correctamente solucionadas y  que el proceso de mejora continua es efectivo. Al final de la auditoria se realiza una reunión de cierre, donde el equipo auditor entrega al cliente el reporte de auditoría y presenta las no conformidades encontradas.

En todas las visitas de vigilancia y seguimiento, se verifica una muestra del SGC del cliente y los siguientes puntos:

  • Proceso de auditorías internas
  • Acciones tomadas sobre los no conformidades (En caso de haber existido) derivadas de su previa auditoria
  • Acciones correctivas y preventivas
  • Tratamiento a quejas
  • La eficacia del SG en relación al logro de objetivos
  • Continuidad en el control operativo
  • Revisión de cualquier cambio desde su previa auditoria
  • Revisión por la dirección (mínimo una por año)
  • Afirmaciones referentes a la certificación y uso de las marcas de certificación.

AUDITORIAS ESPECIALES O CON NOTIFICACIÓN A CORTO PLAZO

Las auditorías especiales, pueden llegar a generarse en aquellos casos que el equipo auditor de la previa auditoria de vigilancia y seguimiento, levante una o varias no conformidades que considere puedan afectar el proceso de certificación actual, y que considere no pueden ser revisadas de manera documental;  o cuando la Comisión de Certificación de MIR así lo considere.

Las auditorías especiales, pueden ocurrir también, cuando el cliente o MIR, notifica sobre algún cambio sustancial que pueda llegar a afectar el proceso de certificación del cliente (Ver el punto #2 de la sección de “Misceláneo” en este mismo formato.

MIR, puede programar también, auditorías con notificación a corto plazo en situaciones como:

  • Cuando se reciba una queja y sea necesario iniciar la investigación de la misma.
  • Suceda algún cambio sustancial
  • Sea necesario dar seguimiento a una certificación suspendida.

Cuando suceda cualquier de los puntos mencionados anteriormente, MIR, presentará con anticipación una notificación por escrito, en la cual, haga del conocimiento del cliente las condiciones en las cuales se efectuará la visita.

AUDITORIA DE RENOVACIÓN

La auditoría de renovación busca evaluar el cumplimiento y desempeño del Sistema de Gestión de Calidad bajo los requerimientos de la norma(s) a auditar y demás regulaciones aplicables.

En dicha auditoría de renovación será necesario se trate lo siguiente:

  • La eficacia del SG en su totalidad y la debida aplicación y continuidad del alcance de la certificación.
  • El compromiso para mantener y mejorar el Sistema antes auditado
  • Verificar la congruencia entre el sistema de gestión y las políticas y objetivos de la organización.

Al final de la auditoria se realiza una reunión de cierre,  donde el equipo auditor entrega al cliente el reporte de auditoría, presenta las no conformidades encontradas (en caso de aplicar), así como la decisión de recomendar o no la renovación de la certificación por 3 años adicionales.

Nota: Puede ser necesario que las actividades de la auditoria de renovación de la certificación incluyan una auditoría etapa 1 en caso de que se hayan producido cambios significativos en el sistema de gestión del cliente.

SUSPENSIÓN/RETIRO DE LA CERTIFICACIÓN

Management and International Register S.C. se ve en todo su derecho de suspender, retirar o cancelar el certificado del cliente, cuando se presenten situaciones como las siguientes:

Causales de suspensión:

  • El cliente certificado ha solicitado por escrito la suspensión voluntaria.
  • El cliente ha dejado de cumplir con los pagos establecidos en su propuesta comercial.
  • El cliente no realiza el cierre oportuno de sus NC’S en el plazo establecido.
  • El cliente hace uso indebido de la marca proporcionada por MIR según el formato MIR-P14-F03.
  • El cliente hace mención de procesos no involucrados dentro del alcance como “procesos certificados”.
  • El cliente hace uso indebido de los documentos proporcionados por MIR como parte del proceso de certificación.
  • El Cliente no permite que se realice el proceso de testificación de MIR, por parte de la Entidad Mexicana de Acreditación en caso de ser seleccionado para dicho evento

Causales de retiro/cancelación:

  • Cuando el SGC del cliente ha dejado de cumplir de manera continua o grave los requisitos de certificación, incluyendo la eficacia del SGC.
  • El cliente certificado no permite el que se realicen las auditorías de vigilancia o de re-certificación, de acuerdo a la periodicidad pactada en el contrato o propuesta comercial.
  • Cuando el cliente realizo una suspensión voluntaria y después de transcurridos 6 meses, no realiza una petición para la restauración del mismo.
  • El cliente no atiende en los plazos máximos para la realización de sus auditorías establecidos por MIR.
  • Cuando el cliente se niega a cumplir con los pagos establecidos en la propuesta comercial.
  • El Cliente no permite que se realice el proceso de testificación de MIR, por parte de la Entidad Mexicana de Acreditación en caso de ser seleccionado para dicho evento

En caso de proceder la suspensión, el SGC del cliente queda sin validez temporalmente y MIR Establecerá acuerdos de cumplimiento obligatorio para que el cliente se abstenga de publicitar su certificación.

Cuando no se resuelvan los problemas que dieron lugar a la suspensión en un plazo no mayor a 6 meses, MIR se verá obligado a reducir o retirar el alcance.

RESTAURACION DE LA CERTIFICACIÓN

Management and International Register S.C. puede ser restaurada una vez atendidos y revisados los temas que dieron origen a la suspensión del mismo.

AUDITORIA DE EXTENSION/REDUCCIÓN DEL ALCANCE

Durante el ciclo de certificación,  la organización puede decidir extender o reducir el alcance técnico y/o geográfico del SGC certificado. Por tal motivo se debe solicitar a MIR una auditoria de extensión o reducción de alcance,  que consiste en una visita de seguimiento para evaluar el cumplimiento bajo las norma(s) a auditar, de las modificaciones de su sistema.

QUEJAS Y APELACIONES

MIR da atención a las quejas de la prestación del servicio y a las apelaciones interpuestas por las decisiones de la Comisión de Certificación. Estas deben de ingresarse de forma documentada, dirigida al Director de Operaciones, quien es responsable de iniciar con el seguimiento correspondiente. Para la realización de alguna queja o apelación será necesario seguir los lineamientos marcados en el procedimiento MIR-P04*, apoyado con los formatos “MIR-P04-F01” y “MIR-P01-F02”, Los cuales pueden ser solicitados al personal de MIR libremente.

*Podrá ser consultado en la página www.miregister.com en la sección de “Contacto”      “Felicitaciones, quejas y sugerencias” en la parte inferior.

EQUIPO AUDITOR

El equipo auditor será conformado para cumplir con los requerimientos del estándar y códigos industriales aplicables. Si es necesario un experto técnico acompañará al equipo auditor.

MIR podrá trabajar con auditores sub-contratados, quienes han sido sometidos a los mismos criterios de calificación y control aplicados a los auditores contratados y han firmado acuerdos de confidencialidad, conducta y ética.

Todas las actividades realizadas por MIR, se encuentran bajo los términos de confidencialidad  de nuestro Código de Ética y Condiciones Generales de Servicios de Certificación anexadas en la  propuesta comercial.

Esperando que esta información se encuentre acorde a sus necesidades y expectativas. Quedamos a sus distinguidas órdenes.

USO DE MARCA

Una vez el cliente se encuentre certificado, podrá hacer uso de los logos correspondientes a una empresa certificada por Management and International Register en la norma aplicable, segun su proceso de auditoría, esto, siempre y cuando, siga los lineamientos establecidos en el “Contrato de Uso de Marca” MIR-P14-F03 proporcionado por el personal de MIR.

INFORMACIÓN ABIERTA AL PÚBLICO

MIR, podrá hacer pública la información referente al estado de certificación de sus clientes (Ej. Certificación vigente, Suspendida, Cancelada, alcance certificado, periodos de vigencia de la certificación del cliente, ubicaciones geográficas certificadas y norma en la cual se encuentra certificado), esto, fundamentado en la norma internacional ISO/IEC 17021 “Evaluación de la conformidad – Requisitos para los organismos que realizan la auditoría y la certificación de sistemas de gestión” especificamente en el punto 8

CONFIDENCIALIDAD

MIR, cuenta con una estricta política y disposiciones (aplicable a todos los involucrados en el proceso de certificación del interesado) para preservar la confidencialidad del cliente y sus operaciones, por lo cual, a excepción de la información mencionada en el punto de “Información abierta al público” toda aquella información adicional, se considera estrictamente confidencial. MIR, no revelara a un tercero información alguna, a no ser, de que se tenga un consentimiento escrito por parte del cliente certificado; En caso de que MIR, sea obligado por la Ley a divulgar información conserniente al cliente, MIR notificara al cliente con anticipación, a no ser que este prohibido por la ley solicitante.

MISCELANEO

 

  1. El organismo de certificación MIR, notificará a sus clientes todos aquellos cambios pertintentes al proceso de certificación, por medio de su página web: miregister.com por lo cual, el cliente estará obligado a revisar la misma de manera cotidiana para asegurarse de apegarse a dichos cambios.
  2. El cliente, deberá informar a MIR, con previa anticipación, todo aquel cambio sustancial que pueda afectar/modificar el proceso de certificación del mismo.
    Ejemplos de cambios sustanciales:
  • Condiciones legales, comerciales u organizacionales
  • Cambio de domicilio
  • Aumento o disminución en el No. De personal involucrado en el proceso de certificación
  • Cambios importantes en el sistema de gestión y en los procesos
  • Todos aquellos que puedan afectar o modificar el esquema de certificación establecidos en el contrato o programa establecido previamente.

PREAUDITORIA

Al momento de solicitar una Propuesta de certificación, el cliente tiene la opción de solicitar una  pre- auditoría al sistema de gestión, la finalidad de realizarla es determinar el grado de implementación de su sistema y ver qué tan preparado se encuentra para iniciar las etapas de certificación inicial, es considerada como un evento opcional (no oficial), y los procesos a ser auditados los determina el cliente  además de que no forma parte del proceso de certificación, ya que se considera como un evento independiente del proceso y los resultados no interfieren en algún momento del proceso

WhatsApp chat